Factures

A Nuvol, una factura és el que cobres a un client per unes sessions. Neix com a esborrany, que pots tocar tant com vulguis, i passa a ser una factura de debò quan l’aproves: en aquell moment pren un número i ja no es pot alterar.

Les factures, l’exportació i els Informes només els veuen el propietari i els administradors de l’espai de treball.

L’activitat és la sèrie

Cada factura pertany a una activitat, que és una sèrie de factures amb el seu prefix i el seu comptador. Les activitats es creen a Configuració → Activitats, i Les activitats explica com. Al Gabinet Espígol n’hi ha dues: Sessions, amb prefix F, i Rectificatives, amb prefix REC.

Un esborrany encara no té número: a la llista surt sense, i a la seva pàgina hi diu «--». Quan l’aproves, pren el número següent de la seva sèrie, com F-10. Les factures rectificatives van a la sèrie rectificativa, i per això no la tries mai tu.

La vida d’una factura

Una factura té un d’aquests tres estats:

• Esborrany: s’edita, s’aprova o s’elimina. No té número ni PDF.
• Aprovada: té número i data d’expedició, i mentre no s’ha rectificat es pot cobrar, esmenar, rectificar o anul·lar.
• Anul·lada: queda a la llista amb el seu número, però ja no se’n pot fer res més que descarregar-la.

Al costat de l’estat, una icona de bitllet diu si està Pagada, Parcialment pagada o No pagada, i surt verda, taronja o grisa. Dues etiquetes més marquen les correccions: Rectificativa és la factura que en corregeix una altra, i Rectificada és l’original que ha quedat corregida.

Aprovar-la fixa les dades

Quan aproves una factura, Nuvol hi copia les dades fiscals del client i les de l’espai de treball: el nom o la raó social, el NIF i l’adreça. Si després edites el client o les teves dades de facturació, la factura aprovada no canvia. Això t’ho recorda el formulari mateix quan tries el client: «Aquestes dades quedaran fixades a la factura en aprovar-la». L’idioma del client és l’excepció: no queda fixat, i el PDF surt sempre en el que el client té en aquell moment.

A partir de l’aprovació queden tancats el client, l’activitat, la divisa, les dates, el número i els conceptes, de la descripció a l’impost. Tampoc no s’hi poden afegir ni treure conceptes.

Tres maneres de canviar una factura aprovada

• Esmenar canvia les anotacions, i res més.
• Rectificar fa una factura rectificativa que substitueix l’original, per corregir-ne els conceptes, els imports o les dades del client.
• Anul·lar deixa la factura sense efecte, amb el seu número gastat.

Les tres són a Més accions, a dalt a la dreta de la factura.

La llista

Factures llista les factures d’un any natural, de la data d’operació més recent a la més antiga, amb el client, el número, l’estat i el total. S’obre en l’any d’avui.

1. Escriu a Cercar factures un número, un nom de client o una paraula dels conceptes.
2. Obre el desplegable Estat per quedar-te amb una part: Esborranys, Impagades, Rectificatives o Rectificades. Impagades són les aprovades que encara no estan cobrades del tot. El desplegable passa a dir el que has triat, amb un punt al davant; Totes el torna a deixar com estava.
3. Amb el desplegable de l’any, que diu l’any que mires, tria un altre any. Ofereix cada any amb alguna factura, esborranys inclosos, i l’actual. Un any de factures va de gener a desembre, sigui quin sigui l’any de l’espai de treball, i el decideix la Data d'operació. La cerca, l’estat, l’ordre i les pàgines es queden dins l’any triat.
4. Amb el desplegable de la dreta, Data d'operació, tria a Ordena per el Número, el Venciment o la Data de pagament, i a Ordre el sentit: Més antics o Més recents per una data, 1–9 o 9–1 pel número.

Els tres punts a la dreta de cada fila ofereixen el que es pot fer amb aquella factura sense obrir-la. Si n’hi ha més de vint-i-cinc, Nuvol les pagina.

Verifactu

Si l’espai de treball està donat d’alta a Verifactu, cada factura que aproves s’envia a l’Agència Tributària, i també s’hi comuniquen les rectificatives i les anul·lacions. Mentre l’alta no és completa, no s’aprova cap factura: ho explica Aprovar una factura. L’alta es fa a Configuració → Verifactu, i Verifactu explica com.

Les pàgines d’aquest capítol

1. Crear una factura: el client, les dades generals i els conceptes d’un esborrany.
2. Aprovar una factura: què passa en aprovar-la i com en descarregues el PDF.
3. Enregistrar pagaments: un o diversos cobraments i la pestanya Pagaments.
4. Esmenar una factura aprovada: les anotacions, l’única cosa que encara pots canviar.
5. Crear una factura rectificativa: corregir conceptes, imports o dades del client.
6. Anul·lar una factura: què queda i on van els diners cobrats.
7. Exportar i l'informe d'ingressos: el CSV per a l’assessoria i els Informes.
8. Verifactu: l’alta, la representació i l’estat de cada factura a l’Agència Tributària.