Crear una factura rectificativa

Una factura rectificativa corregeix una factura aprovada que tenia un error en un concepte, un import o les dades: quatre sessions facturades quan en vas fer tres, o un NIF equivocat. No corregeix només la diferència. La rectificativa torna a dir tota la factura com hauria d’haver estat, i substitueix l’original.

Rectificar factures és cosa del propietari i dels administradors de l’espai de treball.

Abans de començar

• Les rectificatives van a una sèrie pròpia, una activitat amb Sèrie rectificativa marcada. Si no n’hi ha cap, Rectificar no surt. Les activitats explica com crear-la.
• Si l’error és al NIF o a l’adreça del client, corregeix-lo primer a la fitxa del client. La rectificativa agafa les dades del client tal com són en aquell moment.
• La rectificativa és sempre per al mateix client. Rectificar no canvia la factura de client.

Rectificar-la

1. Obre la factura aprovada.
2. A Més accions, a dalt a la dreta, tria Rectificar.
3. S’obre Crear Factura Rectificativa. A dalt, Factura original resumeix la factura que corregeixes.
4. El requadre Client avisa: «La factura rectificativa capturarà les dades actuals del client.». Si no has tocat el client, hi diu Sense canvis respecte a la factura original. Si l’has corregit, hi diu, per exemple, 1 camp actualitzat, amb el valor antic ratllat i el nou al costat.
5. A Detalls de la rectificació, tria el Tipus de rectificació: Error en dades o imports, Impagament o Altres motius.
6. Revisa la Data d'operació, que surt amb la d’avui.
7. Escriu el Motiu de rectificació, per exemple «Hi constaven quatre sessions i se’n van fer tres». És obligatori.
8. A Conceptes, les línies surten copiades de l’original. Deixa-les com hauria d’haver estat la factura: canvia quantitats o preus, treu una línia o afegeix-ne amb Afegir concepte. Cada línia conserva l’Impost de l’original, i el pots canviar si l’error era com tributava. Com en qualsevol factura, hi caben dotze conceptes com a màxim.
9. Comprova els totals i prem Crear factura rectificativa.

Un impagament

Quan tries Impagament, Nuvol avisa: «Per a impagaments, els imports es mostren en negatiu per reflectir la rectificació.», i les línies passen a negatiu. És el tipus per a una factura que la família no pagarà. Nuvol només l’accepta si la factura fa almenys un any que està impagada. Si no, el formulari torna amb «ha de tenir almenys 1 any d'impagament» sota el tipus.

Què surt

La rectificativa es crea ja aprovada, sense passar per esborrany. Nuvol confirma «Factura rectificativa creada correctament» i t’obre la Factura rectificativa REC-3, amb el número següent de la sèrie rectificativa. Porta l’etiqueta Rectificativa, i el bloc Factura rectificada en diu el número de l’original, el Total rectificat, el Tipus i el Motiu.

L’original continua Aprovada, amb l’etiqueta Rectificada i un bloc Factura rectificativa que enllaça la nova. Ja només es pot descarregar, surt de Impagades, i els seus pagaments passen a la rectificativa.

Quatre anys

Només es rectifiquen les factures aprovades dels últims quatre anys. En una de més antiga, Rectificar ja no surt a Més accions, i si hi arribes per un enllaç, Nuvol t’ho diu: «Només es poden rectificar factures aprovades dels últims 4 anys».

Per on continuar

Quan la factura no s’havia d’haver fet, no es rectifica: Anul·lar una factura.