El tractament que fa Nuvol

Aquest és el mòdul 1 del dossier que Nuvol et dona per a la teva avaluació d’impacte. Descriu el que fa Nuvol, com a encarregat del tractament, amb tot el que escrius a l’espai de treball, i valora els riscos que depenen de nosaltres. El dictat té un mòdul propi, el mòdul 2.

Tot el que diu aquí concorda amb el contracte d’encarregat del tractament i amb la llista d’encarregats, que són els textos que ens obliguen. Si mai hi trobes una diferència, valen aquells.

Què hi fa Nuvol, amb les dades

Nuvol tracta les dades només per prestar-te el servei:

• desar-les, organitzar-les i mostrar-les als professionals del teu espai de treball;
• programar l’any, registrar sessions i escriure historials;
• generar documents, horaris i factures;
• enviar els recordatoris i els correus que l’espai de treball tingui configurats.

No les fa servir per a cap altra finalitat, no hi entrena cap model i no les ven ni les cedeix. Nuvol no pren cap decisió automatitzada sobre les persones que atens ni en fa perfils: mostra el que els professionals hi han escrit.

De qui són les dades i quines són

Persones

• Les persones que atens, sovint menors d’edat.
• Les seves famílies, tutors o representants.
• Les persones o entitats a qui factures.
• Els professionals del teu espai de treball.

Dades

• Identificatives i de contacte: nom, data de naixement, escola i nivell, documents d’identitat, correus i telèfons.
• Categories especials de l’article 9 del RGPD: diagnòstics, dificultats d’aprenentatge i altres dades de salut, i el que consti a sessions, observacions, historials i documents.
• Econòmiques: dades de facturació, NIF, adreça i compte bancari.
• Laborals: el registre de jornada dels professionals.

Nuvol no sap quines d’aquestes dades són de salut i quines no, perquè no llegeix el que escrius. Per això tot el servei està construït al nivell que demanen les dades de l’article 9, sigui quina sigui l’activitat del teu espai de treball.

El camí que fan les dades

1. Del navegador als servidors. Cada professional treballa des del seu navegador. La connexió va xifrada i passa per la xarxa que protegeix l’aplicació, que l’obre al centre de dades més proper a qui es connecta, hi aplica les proteccions i la reenvia, xifrada de nou, a la xarxa dels servidors. Aquesta l’obre al seu punt més proper i la porta xifrada fins als servidors. Cap de les dues no en desa el contingut.
2. Dels servidors a la base de dades. Les fitxes, les programacions, les sessions, els historials i les factures es desen a la base de dades, per una connexió també xifrada.
3. Els documents. Els fitxers que adjuntes a un historial i les imatges es desen en un magatzem de documents a part.
4. Les còpies de seguretat. Cada document es copia a un segon magatzem, separat del primer. La base de dades es pot recuperar tal com era en qualsevol moment dels darrers dies.
5. Els correus. Els recordatoris de sessió i els altres correus de l’aplicació surten per un servei d’enviament, cap a les adreces que tu hi has escrit.
6. Les factures. Si l’espai de treball està donat d’alta a Verifactu, cada factura que aproves s’envia a l’Agència Tributària a través d’un encarregat que n’és col·laborador social, amb les dades de qui l’emet i de qui la rep, els imports i les dates.
7. El suport. Si ens escrius a hola@nuvol.app, rebem el que hi posis. Ningú de Nuvol veu res més del teu espai de treball.

On és cada cosa

Què	On
Servidors de l’aplicació	Frankfurt (Alemanya)
Base de dades	Frankfurt (Alemanya)
Magatzem de documents	Unió Europea
Còpies de seguretat	Unió Europea
Enviament dels correus de l’aplicació	Frankfurt (Alemanya)
Tramesa de factures a Verifactu	Servidors a Europa
Xarxa que protegeix l’aplicació	El centre de dades més proper a qui es connecta
Xarxa dels servidors	El seu punt més proper a qui es connecta
Correu de suport	Els centres de dades del proveïdor del correu

El contingut del teu espai de treball es desa sempre dins l’Espai Econòmic Europeu. Tres files de la taula poden quedar-ne fora: totes dues xarxes obren el trànsit al punt més proper a qui es connecta, que serà fora si la persona també hi és, i el correu de suport viu als centres de dades del seu proveïdor. Cap de les tres desa els historials.

El nom de cada empresa, el servei que presta i la data des de la qual ho fa són a la llista d’encarregats. És l’única llista que es manté al dia, i abans d’afegir-hi ningú t’avisem amb 30 dies d’antelació. A cada encarregat li imposem per contracte les mateixes obligacions que el contracte ens imposa a nosaltres.

Quant de temps es guarden

• Mentre l’espai de treball existeix, Nuvol guarda el que hi has escrit. No esborra res pel seu compte: quant de temps has de conservar un historial ho diuen les normes de la teva professió, i ho decideixes tu.
• Quan esborres una cosa, desapareix de l’aplicació a l’instant. De les còpies de seguretat s’esborra de manera automatitzada, en un termini màxim de 30 dies.
• Quan dones de baixa l’espai de treball, en els 30 dies següents et retornem les dades o les suprimim, com triïs. Després se suprimeixen també de les còpies de seguretat, en un màxim de 30 dies més, llevat que la llei ens obligui a conservar-ne alguna.

Les mesures que hi apliquem

• Connexions xifrades. L’aplicació funciona només per HTTPS, i la base de dades s’hi connecta per TLS.
• Dades sensibles xifrades a la base de dades. El que s’escriu sobre cada persona (sessions, observacions, historials, actes, diagnòstics) es desa xifrat, i també el nom de cada servei, el que diuen les línies de les factures, la data de naixement, els documents d’identitat, les dades de contacte i els comptes bancaris de les persones que atens, de les seves famílies i de qui paga. Les claus es guarden fora de la base de dades: qui només en tingués una còpia hi veuria qui ve i quan, però no per a què. Queden sense xifrar, perquè l’aplicació hi ordena i hi busca, els noms de les persones i de qui paga, l’escola i el nivell i els títols de les programacions i dels esdeveniments. Tampoc no es xifren les dades dels professionals ni les del gabinet (llevat del seu compte bancari), ni les dates, les hores i els imports que lliguen cada cosa amb la seva persona, ni el nom de cada document que puges; el document en si el protegeix el xifratge del magatzem on es desa.
• Cada espai de treball, separat. Les dades d’un espai de treball no es poden consultar des de cap altre.
• Entrada amb un compte que ja tens. Cada professional inicia sessió amb un compte personal que ja té, i un servei d’identitat a la Unió Europea en verifica l’inici de sessió. Nuvol no desa cap contrasenya.
• Rols. Dins l’espai de treball, la facturació, la configuració i l’equip queden reservats a qui l’administra, i qui administra convida i dona de baixa els professionals.
• Contingut dins l’Espai Econòmic Europeu, com diu la taula anterior.
• Còpies de seguretat separades, amb l’esborrat automàtic en 30 dies.
• Errors sense contingut. El seguiment d’errors de l’aplicació no recull el que hi ha escrit a l’espai de treball.
• Sense accés del personal de Nuvol. En el funcionament normal, ningú de Nuvol obre el contingut del teu espai de treball. Només hi entrem per resoldre una incidència que ens hagis demanat revisar, amb la teva autorització per escrit i dins l’abast i el temps que hi diguis, o bé, sense autorització prèvia, per evitar una pèrdua de dades o un incident de seguretat, i en aquest cas t’ho comuniquem després.
• Avís de violacions de seguretat. Si en patim una que afecti el teu espai de treball, t’avisem sense dilació indeguda i, en tot cas, dins de les 48 hores següents a saber-ho.

En què t’ajudem

• Drets de les persones. T’ajudem a atendre les sol·licituds d’accés, rectificació, supressió, oposició, limitació i portabilitat. Les dades les pots consultar, corregir i esborrar tu des de l’aplicació; per al que no hi puguis fer, escriu-nos. Si una sol·licitud ens arriba a nosaltres, te la fem arribar.
• Aquesta avaluació. Aquest dossier és l’ajuda que preveu la clàusula 10 del contracte. Si et falta alguna dada per completar la teva, demana-la a hola@nuvol.app.

Els riscos del costat de Nuvol

Aquests són els riscos per a les persones que atens que depenen de Nuvol, el que hi fem i el risc que en roman. Com que tot el servei tracta dades de salut de menors, considerem greu el dany de qualsevol d’ells, i les mesures busquen que sigui poc probable.

Risc	Què fa Nuvol	Risc residual
Algú de fora entra a l’espai de treball	Cada professional inicia sessió amb un compte personal que ja té, verificat per un servei d’identitat. Nuvol no desa contrasenyes que es puguin robar.	La seguretat d’aquests comptes i dels dispositius correspon al gabinet: és un dels riscos de la teva part.
Un espai de treball veu dades d’un altre	Cada consulta es limita a l’espai de treball de qui la fa, i ho comprovem amb proves automàtiques.	Baix.
Un professional veu més del que li toca	Els rols reserven la facturació, la configuració i l’equip a qui administra, i un membre eliminat perd l’accés a l’instant.	Tots els professionals d’un espai de treball poden obrir-ne els historials. Tu decideixes a qui convidar.
El personal de Nuvol llegeix historials	No hi ha accés en el funcionament normal. Només amb la teva autorització escrita, o en una emergència que et comuniquem després.	Baix.
Es perden dades	Còpia de cada document en un magatzem separat i recuperació de la base de dades a qualsevol moment dels darrers dies.	Baix. Una recuperació pot perdre els darrers minuts de feina.
Les dades es guarden més del que cal	El que esborres desapareix a l’instant de l’aplicació i, en 30 dies com a màxim, de les còpies. A la baixa, retorn o supressió en 30 dies.	Nuvol no esborra res mentre l’espai de treball és actiu. L’aplicació dels terminis de conservació correspon al gabinet.
Un encarregat de Nuvol pateix una fuita	Pocs encarregats, tots amb contracte i amb les mateixes obligacions que nosaltres, i el contingut dins l’Espai Econòmic Europeu. Avís en 48 hores si t’afecta.	Una fuita exposaria el que aquell encarregat desa. No es pot reduir a zero.
Les dades surten de l’Espai Econòmic Europeu	Servidors, base de dades, documents i còpies són a la Unió Europea.	El trànsit d’algú que es connecta des de fora s’obre fora, sense desar-se. El correu de suport depèn del que hi escriguis.
El contingut acaba en registres tècnics	El seguiment d’errors no recull el contingut de l’espai de treball.	Baix.
Les dades es fan servir per a una altra cosa	El contracte ho prohibeix: ni entrenament de models, ni venda, ni cessió.	Baix.
Un correu arriba a qui no toca	Els recordatoris s’envien només a les adreces que el gabinet ha escrit a cada fitxa.	El gabinet ha de tenir cura que l’adreça sigui vàlida.