Privacitat i dades

El que escrius a Nuvol sobre les persones que atens és teu, no nostre. La normativa de protecció de dades ho expressa amb dos conceptes: tu n’ets responsable del tractament, perquè decideixes què s’apunta i per a què, i Nuvol n’és encarregat, perquè ho desa i ho mostra seguint les teves instruccions. Ho regula el contracte d’encarregat del tractament, que acceptes quan crees l’espai de treball.

Aquesta secció reuneix els documents que et donem perquè facis la teva part. No són textos que t’obliguin, com els de la secció Legal: són eines que adaptes al teu gabinet.

El que et correspon com a responsable

La clàusula 6 del contracte ho enumera:

• Tenir una base jurídica per tractar les dades i, per a les de salut, una de les condicions de l’article 9.2 del Reglament general de protecció de dades (RGPD).
• Informar les persones que atens i les seves famílies de què en fas, de les seves dades.
• Fer l’avaluació d’impacte quan correspongui.

Nuvol no pot fer cap de les tres coses per tu, perquè no sap a qui atens ni per què. El que sí que pot fer és explicar-te amb detall què passa amb les dades un cop les hi has escrit, i això és el que trobaràs aquí.

L’avaluació d’impacte

L’avaluació d’impacte relativa a la protecció de dades és un document en què descrius un tractament, en valores els riscos per a les persones i dius què fas per reduir-los. L’article 35 del RGPD la demana abans de començar un tractament que pugui comportar un risc alt.

L’Agència Espanyola de Protecció de Dades considera que cal fer-la quan un tractament compleix dos o més criteris de la seva llista. Un gabinet que escriu sobre la salut o les dificultats d’aprenentatge de menors en sol complir dos d’entrada: tracta categories especials de dades i tracta dades de persones vulnerables. El més prudent és comptar que cal fer-la.

L’avaluació et correspon a tu, però la meitat del que ha de descriure passa dins de Nuvol, i això només ho podem explicar nosaltres. Per això la repartim:

• La part de Nuvol ja està escrita. Són dos mòduls: el mòdul 1 descriu el tractament que fa Nuvol de tot el que hi escrius, i el mòdul 2, el dictat. Cadascun acaba amb els riscos del nostre costat i el que hi fem.
• La teva part és una plantilla. La plantilla de l’avaluació d’impacte et pregunta el que només saps tu: a qui atens, per a què, amb quina base i com treballeu al gabinet.

Quan crees l’espai de treball et demanem que confirmis que ets responsable del tractament i que l’avaluació et correspon a tu. No comprovem si l’has feta ni te la demanem: la guardes tu.

La nota informativa per a les famílies

Informar les persones que atens també et correspon a tu, i també té una plantilla. La nota informativa per a les famílies és el document que els dones a la primera trobada. Explica en llenguatge planer quines dades guardes, per a què, amb quina base i quins drets tenen, i porta escrit el que passa dins de Nuvol, dictat inclòs. Hi poses el nom del gabinet, hi tries la condició de l’article 9.2 i l’adaptes al que feu.

Com es fa servir l’avaluació

1. Obre la plantilla i descarrega-la. És un document de text que pots editar, amb els dos mòduls de Nuvol ja inclosos com a annexos.
2. Omple els apartats de l’1 al 5 amb la realitat del teu gabinet.
3. Llegeix els annexos. Si al teu espai de treball no es dicta, treu-ne l’annex 2 i digues-ho a l’apartat 6.
4. Tanca-la amb la conclusió i la signatura i guarda-la amb la resta de documentació del gabinet. No ens l’has d’enviar.
5. Torna-hi quan alguna cosa canviï: un servei nou, una manera nova de treballar o un encarregat nou a Nuvol, que t’anunciem per correu amb 30 dies d’antelació.

El que aquests documents no són

No són assessorament jurídic. Descriuen amb exactitud el que fa Nuvol i et deixen el lloc per descriure el que fas tu, però la base jurídica, la manera d’informar les famílies i la conclusió de l’avaluació et corresponen a tu. Si tens una persona delegada de protecció de dades o algú que t’assessora, ensenya-li la plantilla abans de signar-la.

Les pàgines d’aquest capítol

1. El tractament que fa Nuvol: el mòdul 1, amb el camí que fan les dades, on es desen, quant de temps i amb quines mesures.
2. El dictat: el mòdul 2, amb el que s’envia quan dictes, on es transcriu i què se’n conserva.
3. La plantilla de l’avaluació d’impacte: el document que completes i signes.
4. La nota informativa per a les famílies: el document que adaptes i entregues a cada família.