Les activitats

Una activitat és una sèrie de factures: un prefix i un comptador. Cada factura que aproves pren el número següent de la seva sèrie, i el número complet és el prefix, un guió i el número: F-7, per exemple. La majoria de gabinets en tenen prou amb dues, una per a les factures de cada dia i una altra per a les rectificatives, però en pots tenir tantes com necessitis, per exemple una per a les sessions i una altra per als tallers.

Les activitats les gestionen el propietari i els administradors de l’espai de treball.

La llista

A Configuració, Activitats llista les sèries amb el nom, el prefix i el Darrer número de cadascuna. Al Gabinet Espígol n’hi ha dues: Sessions, amb prefix F, i Rectificatives, amb prefix REC.

Darrer número és el darrer número que ha fet servir la sèrie. La sèrie Sessions marca 9 perquè la darrera factura aprovada és la F-9, i la propera que aprovis serà la F-10.

Crear una activitat

1. Obre Configuració i entra a Activitats.
2. Prem Crear activitat.
3. A Nom, escriu com la vols reconèixer quan triïs la sèrie d’una factura, per exemple Tallers.
4. A Prefix, escriu les lletres que duran davant del número, per exemple T.
5. A Número, escriu el darrer número que ja has fet servir en aquesta sèrie. Per a una sèrie nova, deixa-hi 0: la primera factura serà la T-1. Si continues una numeració que portaves fora de Nuvol, posa-hi el darrer número que vas emetre.
6. Marca Sèrie rectificativa només si aquesta sèrie és per a factures rectificatives.
7. Prem Crear activitat.

Nuvol confirma: «La nova activitat ha estat creada correctament», i la sèrie surt a la llista.

Per canviar-ne el nom, el prefix o el número, prem la fila de la sèrie, fes el canvi i prem Actualitzar activitat. Canvia el número només per ajustar-lo a una numeració que ja portaves.

La sèrie rectificativa

Una factura rectificativa és la que corregeix una factura ja aprovada, i va en una sèrie pròpia. Per això n’hi ha dues menes:

• Les sèries sense Sèrie rectificativa marcada són les que et surten a Activitat quan crees una factura. Al Gabinet Espígol, només Sessions.
• Les sèries amb Sèrie rectificativa marcada no hi surten: Nuvol les fa servir quan corregeixes una factura aprovada.

Per això convé tenir sempre una sèrie de cada mena: una per facturar i una per rectificar.

Per què no pots eliminar una activitat amb factures

1. A la fila de la sèrie, prem Més accions i tria Eliminar.
2. Si la sèrie no té cap factura, la finestra Eliminar l'activitat? diu el nom de la sèrie i que l’acció no es pot desfer. Prem Eliminar.

La sèrie desapareix de la llista i Nuvol confirma: «L'activitat ha estat eliminada correctament».

Si en té, Eliminar no pregunta: obre l’avís No es pot eliminar l'activitat, que compta les factures que la conserven, per exemple «L'activitat Sessions es conserva perquè apareix en 10 factures.». Una factura porta el número de la seva sèrie per sempre, i la sèrie no pot desaparèixer mentre hi hagi factures que en depenen. Si ja no vols facturar en una sèrie, deixa de triar-la a les factures noves.

Per on continuar

Amb les sèries a punt, el que queda per saber és què factures: els serveis, amb el preu i l’IVA de cadascun. Com crees, aproves i rectifiques una factura ho explica el capítol Factures.