La nota informativa per a les famílies

Abans de començar a apuntar res sobre una persona, qui l’atén li ha d’explicar, a ella o a la seva família, què en farà. Ho demanen els articles 13 i 14 del RGPD, i és una de les tres coses que et corresponen com a responsable. Aquesta pàgina és la plantilla d’aquest document.

L’obligació és la mateixa per a un gabinet amb diversos professionals que per a un professional que treballa pel seu compte. El responsable és qui presta el servei, sigui una empresa o una persona.

Descarrega la plantilla per adaptar-la. És un document de text que s’obre amb qualsevol processador.

La nota l’entregues tu, amb el teu nom o el del gabinet, no Nuvol. Abans de donar-la:

• Omple el que hi ha entre claudàtors amb les teves dades o les del gabinet.
• Les frases en cursiva són indicacions per a tu. Segueix-les i esborra-les.
• A l’apartat 4, tria una de les dues condicions per a les dades de salut i esborra l’altra. És una decisió teva, i ha de ser la mateixa que consta a la teva avaluació d’impacte.
• Si no fas servir la funcionalitat de dictat, treu l’apartat 6 i el paràgraf de l’apartat 10 que en parla.
• Si treballes pel teu compte, passa el text al singular on calgui.
• Entrega-la a la primera trobada, abans d’obrir l’historial, i guarda’n la còpia signada.

A sota tens el mateix text, per llegir-lo abans de descarregar-lo. El que diu de Nuvol concorda amb el mòdul 1 i el mòdul 2. Si canvies aquests paràgrafs, comprova que continuen dient el que diuen els mòduls.

1. Qui som

Les frases en cursiva són indicacions per al gabinet o el professional que entrega el document. Esborreu-les totes abans d’entregar-lo, i ompliu el que hi ha entre claudàtors. Si treballeu pel vostre compte, passeu el text al singular on calgui.

Les vostres dades les tracta [nom del gabinet o del professional], amb NIF [NIF] i adreça a [adreça]. En som els responsables, que vol dir que decidim què apuntem i per a què, i que en responem davant vostre.

Per a qualsevol cosa que tingui a veure amb les dades, ens podeu escriure a [correu electrònic] o trucar al [telèfon].

Si teniu delegat o delegada de protecció de dades, afegiu-hi el seu contacte. Si no en teniu, no cal dir res.

2. Quines dades guardem

• De la família. Noms, telèfons, correus i adreça, i les dades que calen per fer les factures.
• De la persona que atenem. Nom, data de naixement, escola i nivell.
• Sobre la seva salut i el seu aprenentatge. Diagnòstics, informes que ens porteu o que ens envien altres professionals, i el que escrivim després de cada sessió sobre què hem treballat i com ha anat.

La majoria ens les doneu vosaltres. Si també en rebeu de l’escola o d’altres professionals, digueu de qui.

Traieu el que no apunteu mai i afegiu-hi el que falti.

3. Per a què les fem servir

• Per atendre la persona. Això inclou preparar les sessions, seguir com evoluciona i escriure els informes que ens demaneu.
• Per organitzar-nos amb vosaltres, amb l’horari i els recordatoris de sessió.
• Per fer les factures i portar la comptabilitat.

No les fem servir per a res més. No les fem servir per fer publicitat, no les venem i cap programa pren decisions sobre la persona en lloc d’un professional.

4. Per què les podem tractar

La llei ens demana un motiu per tractar dades personals.

• El de les dades de contacte i del seguiment és el servei que ens heu encarregat. Sense aquestes dades no el podríem prestar.
• El de les dades de facturació és que la llei ens obliga a emetre factures i a conservar-les.

Les dades de salut tenen una protecció més alta i en demanen un altre, a més.

Trieu una de les dues opcions i esborreu l’altra. L’opció A només serveix si qui tracta les dades és un professional sanitari o social obligat a guardar secret. Si no és el vostre cas, trieu la B.

Opció A. Les tractem perquè són necessàries per prestar una assistència sanitària o social, i qui les tracta és un professional obligat a guardar secret (article 9.2.h del RGPD).

Opció B. Les tractem perquè ens en doneu el consentiment explícit a l’apartat 11 (article 9.2.a del RGPD). El podeu retirar quan vulgueu, tal com explica l’apartat 9. El que hàgim fet fins llavors continua sent vàlid.

5. On les guardem

Treballem amb Nuvol, un programa de gestió per a professionals com nosaltres. Hi guardem les fitxes, l’horari, el que escrivim després de cada sessió, els documents i les factures.

L’empresa que fa Nuvol, Un món rodó, SL, treballa per a nosaltres amb un contracte que li prohibeix fer servir les dades per a res que no sigui donar-nos el servei. No les ven, no les cedeix i no hi entrena cap programa d’intel·ligència artificial. Les empreses que hi intervenen són a la llista que Nuvol publica.

Les fitxes, els documents i les còpies de seguretat es desen sempre en servidors de dins l’Espai Econòmic Europeu. Hi ha dos casos en què una dada en pot sortir, i en cap dels dos s’hi desa l’historial. La xarxa que protegeix el programa rep cada connexió al centre de dades més proper a qui es connecta, que pot ser fora, sobretot si ens hi connectem des de fora. Les dades hi passen sense desar-se enlloc. I si escrivim a Nuvol per demanar ajuda, el que posem en aquell correu queda als servidors del proveïdor del correu, que poden ser fora.

Quan una dada surt de l’Espai Econòmic Europeu, ho fa amb les garanties que demana el RGPD: una decisió d’adequació de la Comissió Europea, el Marc de Privacitat de Dades UE-EUA o una altra garantia del capítol V. Si voleu saber quina s’aplica en cada cas, o rebre’n una còpia, demaneu-nos-ho.

Hi podem accedir tots els professionals que treballem aquí, cadascun amb el seu compte. El personal de Nuvol no hi entra, amb dues excepcions. Hi pot entrar si li demanem per escrit que revisi una incidència, i només al que calgui per resoldre-la. I hi pot entrar per evitar una pèrdua de dades o un problema de seguretat, i llavors ens n’avisa després.

Si feu servir altres eines per a aquestes dades, com ara el correu, la missatgeria o el paper, digueu-ho aquí.

6. Les notes dictades

Si no feu servir la funcionalitat de dictat, traieu aquest apartat i el paràgraf de l’apartat 10 que en parla.

De vegades, en lloc d’escriure la nota d’una sessió, el professional la dicta. Ho fa un cop acabada la sessió i sense ningú més a prop.

• El que es transcriu és la veu del professional. No gravem les sessions ni la persona que atenem.
• La veu s’envia a un servei de transcripció de dins la Unió Europea, que la converteix en text amb intel·ligència artificial.
• El so no es desa enlloc. Ni Nuvol ni el servei de transcripció el conserven, i el servei té prohibit per contracte fer-lo servir per entrenar els seus programes.
• El professional llegeix el text i el corregeix abans de desar-lo. A l’historial només hi queda el que ha repassat una persona.

Una nota dictada és igual que una nota escrita a mà, i li passa tot el que explica aquest document.

7. A qui les comuniquem

A ningú, sense el vostre permís. Si convé parlar amb l’escola, amb el pediatre o amb un altre professional que atén la persona, us ho demanem abans.

L’única excepció és que una llei o un jutge ens hi obligui.

Si comuniqueu dades a algú de manera habitual, com ara una mútua o una gestoria, digueu a qui i per a què.

8. Quant de temps les guardem

Mentre atenem la persona i, després, durant [termini]. Passat aquest temps les esborrem.

Les factures es conserven sis anys, que és el que demana la llei.

Poseu-hi el termini que marquen les normes de la vostra professió. Per a la documentació clínica, la Llei 41/2002 fixa un mínim de cinc anys des de l’alta, i algunes comunitats autònomes en demanen més.

9. Els vostres drets

Podeu demanar-nos:

• veure les dades que tenim i rebre’n una còpia;
• que corregim les que no siguin exactes;
• que les esborrem, si ja no hi ha cap motiu per guardar-les;
• que en limitem l’ús o que deixem de fer-ne algun;
• que us les donem en un format que pugueu portar a un altre professional.

Deixeu aquest paràgraf només si heu triat l’opció B a l’apartat 4. També podeu retirar el consentiment quan vulgueu. Si el retireu no podrem continuar apuntant dades de salut, i haurem de parlar de com continuar el servei.

Per fer-ho, escriviu-nos a [correu electrònic]. Us respondrem en un mes, i no té cap cost.

Quan la persona té menys de 14 anys, aquests drets els exerciu el pare, la mare o qui en tingui la tutela. A partir dels 14 anys els pot exercir ella mateixa.

Si creieu que no hem tractat bé les dades, podeu presentar una reclamació a l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, a www.aepd.es.

10. Per explicar-ho a un infant

Aquest apartat és perquè la família el llegeixi amb la persona que ateneu, si és menor. Adapteu-lo a la seva edat o traieu-lo si només ateneu adults. Si no feu servir la funcionalitat de dictat, traieu-ne el tercer paràgraf.

Quan vens aquí, apuntem algunes coses sobre tu, com ara el teu nom, quants anys tens, què hem fet avui i què et costa més o menys. Ho fem per recordar-ho la propera vegada i poder-te ajudar millor.

Només ho poden llegir les persones que treballen aquí. No ho ensenyem a ningú més sense demanar-ho abans a la teva família.

De vegades, quan ja has marxat, expliquem en veu alta a l’ordinador què hem fet, i l’ordinador ho escriu. A tu no et gravem mai.

Si vols saber què hi tenim apuntat, o creus que alguna cosa no és veritat, digues-ho a la teva família o a nosaltres.

11. Signatura

Hem llegit aquest document i n’hem rebut una còpia.

Dada
Persona que atenem
Qui signa, i si és el pare, la mare o el tutor
DNI
Data
Signatura

Si la persona atesa és adulta, signa ella sola.

Deixeu el que segueix només si heu triat l’opció B a l’apartat 4. El consentiment se signa a part. Fins als 13 anys el dona el pare, la mare o el tutor. A partir dels 14 anys l’ha de donar la mateixa persona, i ha de signar ella.

Consentiment per a les dades de salut. Dono el meu consentiment explícit perquè [nom del gabinet o del professional] tracti les dades de salut de [nom de la persona que atenem], per a les finalitats que explica l’apartat 3. Sé que el puc retirar quan vulgui.

Dada
Nom de qui signa
Data
Signatura