Aprovar una factura

Aprovar és el pas que converteix un esborrany en una factura: pren número, data d’expedició i les dades fiscals del client i de l’espai de treball, i des d’aquell moment ja no es pot alterar. Revisa-la bé abans.

Aprovar factures és cosa del propietari i dels administradors.

Aprovar-la

1. A Factures, obre l’esborrany. El títol diu Factura (esborrany).
2. Revisa el client, les dates i els conceptes. Si cal canviar alguna cosa, prem Editar.
3. Prem Aprovar, a dalt a la dreta. També és als tres punts de la fila, a la llista.
4. La finestra Aprovar la factura? diu el client i la data d’operació: «Vols aprovar la factura del client … amb data …? Quan ho facis, no podrà ser alterada». Si l’espai de treball està donat d’alta a Verifactu, la pregunta afegeix «i s'enregistrarà a l'Agència Tributària». Prem Aprovar.

Nuvol confirma: «La factura ha estat aprovada correctament». El títol passa a ser el número, com Factura F-10, i l’estat, Aprovada.

Què canvia en aprovar-la

• El Número és el següent de la sèrie de l’activitat, amb el seu prefix. La sèrie avança, i aquell número ja no el farà servir cap altra factura.
• La Data d'expedició és el dia que l’aproves. La Data d'operació i el Venciment es queden com estaven.
• Al bloc Client hi queden les dades del client tal com eren en aquell moment. Si demà canvies l’adreça del client, aquesta factura conserva la d’avui. Amb les dades fiscals de l’espai de treball passa el mateix.
• Editar i Eliminar desapareixen. Hi apareixen Enregistrar pagaments, Descarregar i, a Més accions, Esmenar, Rectificar i Anul·lar.

Quan Nuvol no deixa aprovar

Si l’espai de treball s’ha donat d’alta a Verifactu i la representació davant l’Agència Tributària encara no està concedida, Nuvol no pot enviar-hi les factures, i per això no n’aprova cap. El botó Aprovar surt en gris, i si hi passes el ratolí per sobre diu per què: «No es pot aprovar, anul·lar ni rectificar cap factura fins que la representació davant l'Agència Tributària estigui concedida. Ho pots completar a Configuració → Verifactu».

A la llista Factures, un avís a dalt diu «L'aprovació de factures està aturada fins que la representació davant l'Agència Tributària estigui concedida», amb l’enllaç Completar la representació. Mentrestant pots continuar creant i editant esborranys: s’aproven quan la representació estigui concedida. Com concedir-la ho explica Verifactu.

En un espai de treball donat d’alta a Verifactu, un esborrany tampoc no s’aprova si el NIF del client no és un que l’Agència Tributària accepti. Aprovar surt en gris, i la frase diu de qui és el problema: «Xavier Roca Ortiz té un identificador fiscal que l'Agència Tributària no accepta. Corregeix-lo a la fitxa del client i torna a aprovar». Rectificar queda en gris pel mateix motiu en les factures d’aquell client. Corregeix el NIF a Clients i torna a aprovar.

Descarregar el PDF

1. Obre la factura aprovada.
2. Prem Descarregar, a dalt a la dreta.

Nuvol et baixa el PDF amb el nom de la factura, com factura-f-3.pdf. Hi surten el logo de l’espai de treball, les teves dades i les del client, la data d’expedició, el número i el venciment, els conceptes amb els totals, les anotacions i, si les tens a la configuració, les teves dades bancàries, també en una factura en dòlars. Si alguna línia és exempta o no subjecta, sota els totals hi surt la menció que la llei demana per a cada cas.

El PDF i el nom del fitxer surten en l’Idioma de documents i correus que el client té quan el descarregues: per a un client en anglès, el fitxer es diu invoice-f-3.pdf. No depèn de la divisa ni de l’idioma en què tu veus Nuvol; Crear un client explica on es tria.

Si l’espai de treball està donat d’alta a Verifactu, al costat de les dades bancàries hi surt també el Codi VERI*FACTU, el QR amb què es comprova la factura a l’Agència Tributària.

Un esborrany no té Descarregar. Encara no té número ni data d’expedició, i un PDF sense aquestes dues coses no seria una factura.

Les dades bancàries i el logo del PDF surten de la configuració del moment en què el descarregues: si canvies l’IBAN, el PDF que baixis després ja porta el nou.

Per on continuar

Amb la factura aprovada, el pas següent és cobrar-la: Enregistrar pagaments.