Crear l'acta d'una reunió

L’acta s’escriu un cop feta la reunió, en un sol formulari de tres blocs: quan va ser, qui hi era i què s’hi va dir. Qualsevol professional de l’espai de treball la pot crear, tant si hi va ser com si no.

Escriure l’acta

1. Obre Reunions a la barra lateral i prem Crear reunió, a dalt a la dreta.
2. A Dades generals, tria la Data de la reunió. Pot ser la d’avui o la d’un altre dia: una acta que escrius amb retard porta la data en què es va fer la reunió.
3. A Assistents, marca els professionals que hi van ser. N’has de marcar almenys un.
4. A Continguts, escriu els Punts del dia, els temes que es van tractar. La barra d’eines del camp posa negreta, llistes i enllaços, i una llista amb pics és la manera més clara de posar-hi els punts.
5. A Comentaris, escriu el que es va dir de cada punt i el que es va decidir.
6. A Observacions, apunta el que cal recordar per a la propera reunió: algú que s’ha d’avisar, un tema que queda pendent. És l’únic camp que pots deixar buit.
7. Prem Crear reunió, a baix a la dreta.

Nuvol et confirma que ha creat l’acta i te l’obre. Cancel·lar, al costat del botó, torna a Reunions sense desar res.

Dictar en lloc d’escriure

Punts del dia, Comentaris i Observacions tenen cadascun un micròfon a la dreta del nom, i al costat l’idioma en què t’escolta, el de la teva interfície: CA o ES. Prem Grava i explica-ho en veu alta. Mentre grava, un cercle vermell creix darrere el micròfon amb la teva veu, així saps que t’escolta. Les paraules apareixen al camp mentre parles, una frase cada vegada que fas una pausa. Si allargues molt una frase sense aturar-te, la veus abans en gris: és text provisional, que encara pot canviar fins que fas la pausa. Quan acabes, prem Atura i repassa el text abans de desar. L’àudio no es guarda enlloc.

Cada dictat dura com a molt cinc minuts. Quan hi arribes, el micròfon s’atura sol i t’avisa que has arribat als 5 minuts; el que has dictat es queda al camp, i si prems Continua segueixes dictant a continuació. Si deses mentre encara parles, l’acta es desa amb les frases que ja hi eren i sense el text gris.

Cada camp té el seu, així que pots escriure els punts del dia a mà i dictar només els comentaris, que és on sol haver-hi més a dir.

Si falta alguna cosa

Si prems Crear reunió sense Data, sense cap assistent marcat, sense Punts del dia o sense Comentaris, Nuvol no desa l’acta. A dalt del formulari et diu quants errors hi ha, i a sota de cada camp que falta t’avisa que no pot estar en blanc. Omple’ls i torna a prémer Crear reunió.

Per on continuar

Per corregir una acta que ja has desat o eliminar-la, continua a Editar o eliminar una acta.