La nota informativa para las familias
La plantilla del documento con el que un gabinete, o un profesional que trabaja por su cuenta, explica a las familias qué datos guarda y para qué.
Antes de empezar a apuntar nada sobre una persona, quien la atiende tiene que explicarle, a ella o a su familia, qué va a hacer con ello. Lo piden los artículos 13 y 14 del RGPD, y es una de las tres cosas que te corresponden como responsable. Esta página es la plantilla de ese documento.
La obligación es la misma para un gabinete con varios profesionales que para un profesional que trabaja por su cuenta. El responsable es quien presta el servicio, sea una empresa o una persona.
Descarga la plantilla para adaptarla. Es un documento de texto que se abre con cualquier procesador.
La nota la entregas tú, con tu nombre o el del gabinete, no Nuvol. Antes de darla:
- Rellena lo que hay entre corchetes con tus datos o los del gabinete.
- Las frases en cursiva son indicaciones para ti. Síguelas y bórralas.
- En el apartado 4, elige una de las dos condiciones para los datos de salud y borra la otra. Es una decisión tuya, y tiene que ser la misma que consta en tu evaluación de impacto.
- Si no usas la funcionalidad de dictado, quita el apartado 6 y el párrafo del apartado 10 que habla de él.
- Si trabajas por tu cuenta, pasa el texto al singular donde haga falta.
- Entrégala en el primer encuentro, antes de abrir el historial, y guarda la copia firmada.
Debajo tienes el mismo texto, para leerlo antes de descargarlo. Lo que dice de Nuvol concuerda con el módulo 1 y el módulo 2. Si cambias esos párrafos, comprueba que siguen diciendo lo que dicen los módulos.
1. Quiénes somos
Las frases en cursiva son indicaciones para el gabinete o el profesional que entrega el documento. Borradlas todas antes de entregarlo, y rellenad lo que hay entre corchetes. Si trabajáis por vuestra cuenta, pasad el texto al singular donde haga falta.
Vuestros datos los trata [nombre del gabinete o del profesional], con NIF [NIF] y dirección en [dirección]. Somos los responsables, que quiere decir que decidimos qué apuntamos y para qué, y que respondemos de ello ante vosotros.
Para cualquier cosa que tenga que ver con los datos, podéis escribirnos a [correo electrónico] o llamar al [teléfono].
Si tenéis delegado o delegada de protección de datos, añadid su contacto. Si no lo tenéis, no hace falta decir nada.
2. Qué datos guardamos
- De la familia. Nombres, teléfonos, correos y dirección, y los datos que hacen falta para hacer las facturas.
- De la persona que atendemos. Nombre, fecha de nacimiento, escuela y nivel.
- Sobre su salud y su aprendizaje. Diagnósticos, informes que nos traéis o que nos envían otros profesionales, y lo que escribimos después de cada sesión sobre qué hemos trabajado y cómo ha ido.
La mayoría nos los dais vosotros. Si también los recibís de la escuela o de otros profesionales, decid de quién.
Quitad lo que no apuntáis nunca y añadid lo que falte.
3. Para qué los usamos
- Para atender a la persona. Eso incluye preparar las sesiones, seguir cómo evoluciona y escribir los informes que nos pidáis.
- Para organizarnos con vosotros, con el horario y los recordatorios de sesión.
- Para hacer las facturas y llevar la contabilidad.
No los usamos para nada más. No hacemos publicidad con ellos, no los vendemos y ningún programa toma decisiones sobre la persona en lugar de un profesional.
4. Por qué podemos tratarlos
La ley nos pide un motivo para tratar datos personales.
- El de los datos de contacto y del seguimiento es el servicio que nos habéis encargado. Sin esos datos no podríamos prestarlo.
- El de los datos de facturación es que la ley nos obliga a emitir facturas y a conservarlas.
Los datos de salud tienen una protección más alta y piden otro, además.
Elegid una de las dos opciones y borrad la otra. La opción A solo sirve si quien trata los datos es un profesional sanitario o social obligado a guardar secreto. Si no es vuestro caso, elegid la B.
Opción A. Los tratamos porque son necesarios para prestar una asistencia sanitaria o social, y quien los trata es un profesional obligado a guardar secreto (artículo 9.2.h del RGPD).
Opción B. Los tratamos porque nos dais vuestro consentimiento explícito en el apartado 11 (artículo 9.2.a del RGPD). Podéis retirarlo cuando queráis, tal como explica el apartado 9. Lo que hayamos hecho hasta entonces sigue siendo válido.
5. Dónde los guardamos
Trabajamos con Nuvol, un programa de gestión para profesionales como nosotros. En él guardamos las fichas, el horario, lo que escribimos después de cada sesión, los documentos y las facturas.
La empresa que hace Nuvol, Un món rodó, SL, trabaja para nosotros con un contrato que le prohíbe usar los datos para nada que no sea darnos el servicio. No los vende, no los cede y no entrena con ellos ningún programa de inteligencia artificial. Las empresas que intervienen están en la lista que Nuvol publica.
Las fichas, los documentos y las copias de seguridad se guardan siempre en servidores de dentro del Espacio Económico Europeo. Hay dos casos en los que un dato puede salir de él, y en ninguno de los dos se guarda el historial. La red que protege el programa recibe cada conexión en el centro de datos más cercano a quien se conecta, que puede estar fuera, sobre todo si nos conectamos desde fuera. Los datos pasan por allí sin guardarse en ningún sitio. Y si escribimos a Nuvol para pedir ayuda, lo que ponemos en ese correo queda en los servidores del proveedor del correo, que pueden estar fuera.
Cuando un dato sale del Espacio Económico Europeo, lo hace con las garantías que pide el RGPD: una decisión de adecuación de la Comisión Europea, el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. u otra garantía del capítulo V. Si queréis saber cuál se aplica en cada caso, o recibir una copia, pedídnoslo.
Podemos acceder a ellos todos los profesionales que trabajamos aquí, cada uno con su cuenta. El personal de Nuvol no entra, con dos excepciones. Puede entrar si le pedimos por escrito que revise una incidencia, y solo a lo que haga falta para resolverla. Y puede entrar para evitar una pérdida de datos o un problema de seguridad, y entonces nos avisa después.
Si usáis otras herramientas para estos datos, como el correo, la mensajería o el papel, decidlo aquí.
6. Las notas dictadas
Si no usáis la funcionalidad de dictado, quitad este apartado y el párrafo del apartado 10 que habla de él.
A veces, en lugar de escribir la nota de una sesión, el profesional la dicta. Lo hace una vez terminada la sesión y sin nadie más cerca.
- Lo que se transcribe es la voz del profesional. No grabamos las sesiones ni a la persona que atendemos.
- La voz se envía a un servicio de transcripción de dentro de la Unión Europea, que la convierte en texto con inteligencia artificial.
- El sonido no se guarda en ningún sitio. Ni Nuvol ni el servicio de transcripción lo conservan, y el servicio tiene prohibido por contrato usarlo para entrenar sus programas.
- El profesional lee el texto y lo corrige antes de guardarlo. En el historial solo queda lo que ha repasado una persona.
Una nota dictada es igual que una nota escrita a mano, y le pasa todo lo que explica este documento.
7. A quién los comunicamos
A nadie, sin vuestro permiso. Si conviene hablar con la escuela, con el pediatra o con otro profesional que atiende a la persona, os lo pedimos antes.
La única excepción es que una ley o un juez nos obligue.
Si comunicáis datos a alguien de manera habitual, como una mutua o una gestoría, decid a quién y para qué.
8. Cuánto tiempo los guardamos
Mientras atendemos a la persona y, después, durante [plazo]. Pasado ese tiempo los borramos.
Las facturas se conservan seis años, que es lo que pide la ley.
Poned el plazo que marcan las normas de vuestra profesión. Para la documentación clínica, la Ley 41/2002 fija un mínimo de cinco años desde el alta, y algunas comunidades autónomas piden más.
9. Vuestros derechos
Podéis pedirnos:
- ver los datos que tenemos y recibir una copia;
- que corrijamos los que no sean exactos;
- que los borremos, si ya no hay ningún motivo para guardarlos;
- que limitemos su uso o que dejemos de hacer alguno;
- que os los demos en un formato que podáis llevar a otro profesional.
Dejad este párrafo solo si habéis elegido la opción B en el apartado 4. También podéis retirar el consentimiento cuando queráis. Si lo retiráis no podremos seguir apuntando datos de salud, y tendremos que hablar de cómo continuar el servicio.
Para hacerlo, escribidnos a [correo electrónico]. Os responderemos en un mes, y no tiene ningún coste.
Cuando la persona tiene menos de 14 años, estos derechos los ejercéis el padre, la madre o quien tenga su tutela. A partir de los 14 años puede ejercerlos ella misma.
Si creéis que no hemos tratado bien los datos, podéis presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, en www.aepd.es.
10. Para explicárselo a un niño o a una niña
Este apartado es para que la familia lo lea con la persona que atendéis, si es menor. Adaptadlo a su edad o quitadlo si solo atendéis a adultos. Si no usáis la funcionalidad de dictado, quitad el tercer párrafo.
Cuando vienes aquí, apuntamos algunas cosas sobre ti, como tu nombre, cuántos años tienes, qué hemos hecho hoy y qué te cuesta más o menos. Lo hacemos para acordarnos la próxima vez y poder ayudarte mejor.
Solo pueden leerlo las personas que trabajan aquí. No se lo enseñamos a nadie más sin pedírselo antes a tu familia.
A veces, cuando ya te has ido, le contamos en voz alta al ordenador lo que hemos hecho, y el ordenador lo escribe. A ti no te grabamos nunca.
Si quieres saber qué tenemos apuntado, o crees que algo no es verdad, díselo a tu familia o a nosotros.
11. Firma
Hemos leído este documento y hemos recibido una copia.
| Dato | |
|---|---|
| Persona que atendemos | |
| Quién firma, y si es el padre, la madre o el tutor | |
| DNI | |
| Fecha | |
| Firma |
Si la persona atendida es adulta, firma ella sola.
Dejad lo que sigue solo si habéis elegido la opción B en el apartado 4. El consentimiento se firma aparte. Hasta los 13 años lo da el padre, la madre o el tutor. A partir de los 14 años tiene que darlo la propia persona, y tiene que firmar ella.
Consentimiento para los datos de salud. Doy mi consentimiento explícito para que [nombre del gabinete o del profesional] trate los datos de salud de [nombre de la persona que atendemos], para las finalidades que explica el apartado 3. Sé que puedo retirarlo cuando quiera.
| Dato | |
|---|---|
| Nombre de quien firma | |
| Fecha | |
| Firma |