Privacidad y datos

Lo que escribes en Nuvol sobre las personas que atiendes es tuyo, no nuestro. La normativa de protección de datos lo expresa con dos conceptos: tú eres responsable del tratamiento, porque decides qué se apunta y para qué, y Nuvol es encargado, porque lo guarda y lo muestra siguiendo tus instrucciones. Lo regula el contrato de encargado del tratamiento, que aceptas cuando creas el espacio de trabajo.

Esta sección reúne los documentos que te damos para que hagas tu parte. No son textos que te obliguen, como los de la sección Legal: son herramientas que adaptas a tu gabinete.

Lo que te corresponde como responsable

La cláusula 6 del contrato lo enumera:

• Tener una base jurídica para tratar los datos y, para los de salud, una de las condiciones del artículo 9.2 del Reglamento general de protección de datos (RGPD).
• Informar a las personas que atiendes y a sus familias de qué haces con sus datos.
• Hacer la evaluación de impacto cuando corresponda.

Nuvol no puede hacer ninguna de las tres cosas por ti, porque no sabe a quién atiendes ni por qué. Lo que sí puede hacer es explicarte con detalle qué pasa con los datos una vez que los has escrito, y eso es lo que encontrarás aquí.

La evaluación de impacto

La evaluación de impacto relativa a la protección de datos es un documento en el que describes un tratamiento, valoras sus riesgos para las personas y dices qué haces para reducirlos. El artículo 35 del RGPD la pide antes de empezar un tratamiento que pueda entrañar un riesgo alto.

La Agencia Española de Protección de Datos considera que hay que hacerla cuando un tratamiento cumple dos o más criterios de su lista. Un gabinete que escribe sobre la salud o las dificultades de aprendizaje de menores suele cumplir dos de entrada: trata categorías especiales de datos y trata datos de personas vulnerables. Lo más prudente es contar con que hay que hacerla.

La evaluación te corresponde a ti, pero la mitad de lo que tiene que describir pasa dentro de Nuvol, y eso solo podemos explicarlo nosotros. Por eso la repartimos:

• La parte de Nuvol ya está escrita. Son dos módulos: el módulo 1 describe el tratamiento que hace Nuvol de todo lo que escribes, y el módulo 2, el dictado. Cada uno termina con los riesgos de nuestro lado y lo que hacemos con ellos.
• Tu parte es una plantilla. La plantilla de la evaluación de impacto te pregunta lo que solo sabes tú: a quién atiendes, para qué, con qué base y cómo trabajáis en el gabinete.

Cuando creas el espacio de trabajo te pedimos que confirmes que eres responsable del tratamiento y que la evaluación te corresponde a ti. No comprobamos si la has hecho ni te la pedimos: la guardas tú.

La nota informativa para las familias

Informar a las personas que atiendes también te corresponde a ti, y también tiene una plantilla. La nota informativa para las familias es el documento que les das en el primer encuentro. Explica en lenguaje llano qué datos guardas, para qué, con qué base y qué derechos tienen, y lleva escrito lo que pasa dentro de Nuvol, dictado incluido. Pones el nombre del gabinete, eliges la condición del artículo 9.2 y la adaptas a lo que hacéis.

Cómo se usa la evaluación

1. Abre la plantilla y descárgala. Es un documento de texto que puedes editar, con los dos módulos de Nuvol ya incluidos como anexos.
2. Rellena los apartados del 1 al 5 con la realidad de tu gabinete.
3. Lee los anexos. Si en tu espacio de trabajo no se dicta, quita el anexo 2 y dilo en el apartado 6.
4. Ciérrala con la conclusión y la firma y guárdala con el resto de la documentación del gabinete. No tienes que enviárnosla.
5. Vuelve a ella cuando algo cambie: un servicio nuevo, una manera nueva de trabajar o un encargado nuevo en Nuvol, que te anunciamos por correo con 30 días de antelación.

Lo que estos documentos no son

No son asesoramiento jurídico. Describen con exactitud lo que hace Nuvol y te dejan el sitio para describir lo que haces tú, pero la base jurídica, la manera de informar a las familias y la conclusión de la evaluación te corresponden a ti. Si tienes una persona delegada de protección de datos o alguien que te asesora, enséñale la plantilla antes de firmarla.

Las páginas de este capítulo

1. El tratamiento que hace Nuvol: el módulo 1, con el camino que siguen los datos, dónde se guardan, cuánto tiempo y con qué medidas.
2. El dictado: el módulo 2, con lo que se envía cuando dictas, dónde se transcribe y qué se conserva.
3. La plantilla de la evaluación de impacto: el documento que completas y firmas.
4. La nota informativa para las familias: el documento que adaptas y entregas a cada familia.