Crear una factura

Una factura empieza siempre como borrador. Mientras lo es, puedes editarla y eliminarla tantas veces como haga falta, y no tiene número hasta que la apruebas.

Crear facturas es cosa del propietario y de los administradores del espacio de trabajo.

Crear el borrador

1. Abre Facturas y pulsa Crear factura, arriba a la derecha.
2. En Cliente, escribe el principio del nombre en Buscar o seleccionar… y elige el cliente. Debajo salen su nombre, la dirección y el NIF, con el aviso «Estos datos quedarán fijados en la factura al aprobarla». Si ves un error, corrígelo en el cliente antes de aprobar.
3. Si el cliente todavía no existe, pulsa Crear cliente, al lado. El diálogo es el mismo que explica Crear un cliente, y al terminar el cliente nuevo queda elegido.
4. En Datos generales, elige la Actividad, que es la serie donde irá la factura. Solo salen las series que no son rectificativas.
5. Deja Divisa en Euro, o elige US Dollar si cobras en dólares. La divisa no cambia el idioma del PDF, que es el del cliente.
6. Revisa la Fecha de operación, que sale con la de hoy. Es el día que hiciste el trabajo, y no puede ser una fecha futura.
7. Si quieres, escribe en Anotaciones un texto para la familia, como el mes que facturas. Sale en el PDF.
8. Rellena los Conceptos, uno por línea, como se explica abajo.
9. Pulsa Crear factura, al pie.

Nuvol confirma: «La factura ha sido creada correctamente», y te abre el borrador con el título Factura (borrador). El Número y la Fecha de expedición salen vacíos, con un icono que dice «Se asignará una vez la factura haya sido aprobada». El Vencimiento ya está: Nuvol lo pone diez días después de la fecha de operación.

Los conceptos

Cada línea de Conceptos es una cosa que cobras.

1. En Servicio, elige un servicio en Elige un servicio…. Nuvol pone su Precio y su Impuesto.
2. Si quieres precisarlo, escribe en Detalle adicional, al lado, por ejemplo septiembre. La línea se leerá «Logopedia - septiembre».
3. Escribe la Cantidad, por ejemplo el número de sesiones.
4. Revisa el Precio, que es el de una unidad con el impuesto incluido.
5. Revisa el Impuesto: IVA 21%, Exento o, si el cliente es de fuera de España, No sujeto (cliente extranjero). Importe calcula la línea sola.

Una línea nueva empieza en IVA 21%, o en No sujeto (cliente extranjero) si el cliente es una empresa de fuera de España; en ese caso, elegir un servicio no le cambia el Impuesto. Si cambias el cliente, las líneas lo siguen. El icono junto a Impuesto explica cuándo toca cada opción: no sujeto es para un servicio prestado a una empresa de fuera de España, que liquida el IVA en su país, y una formación o un acto celebrados en España tributan aquí, se facturen a quien se facturen.

Para cobrar algo que no es ningún servicio, como un informe escrito, pulsa el icono del lápiz, Usar descripción personalizada. El campo pasa a llamarse Descripción, escribes el texto que quieras y pones el precio a mano.

Añadir otro concepto añade una línea al final, y la cruz de la derecha, Eliminar concepto, quita una. Una factura admite doce conceptos como máximo: cuando hay doce, Añadir otro concepto desaparece.

Debajo, el recuadro de los totales se pone al día a medida que escribes: la Base imponible, los Impuestos y el Total. Como los precios llevan el IVA incluido, Nuvol separa la base: una línea de 60,00 € con IVA 21% hace 49,59 € de base y 10,41 € de impuestos.

Lo que Nuvol comprueba

Si falta el cliente o la actividad, el formulario vuelve con un aviso arriba y «debe existir» bajo el campo. Una línea sin servicio ni descripción dice «no puede estar en blanco». Lo que ya habías escrito no se pierde.

Solo un borrador se edita o se elimina

1. Para cambiarlo, abre el borrador y pulsa Editar. Haz el cambio y pulsa Actualizar factura.
2. Para eliminarlo, en la lista Facturas, abre los tres puntos de su fila y elige Eliminar. La ventana ¿Eliminar la factura? dice el cliente y la fecha de operación del borrador, que todavía no tiene número. Pulsa Eliminar.

Nuvol confirma: «La factura ha sido eliminada correctamente». Un borrador no ha gastado ningún número, y eliminarlo no deja ningún hueco en la serie.

Una factura aprobada ya no tiene Editar ni Eliminar: se corrige con Subsanar, Rectificar o Anular.

Por dónde seguir

El borrador está listo para salir: Aprobar una factura explica qué pasa cuando le das número.