Crear tu espacio de trabajo

El espacio de trabajo es donde vive todo el trabajo del gabinete: los historiales, el calendario, las programaciones y las facturas. Lo creas una sola vez, justo después de iniciar sesión por primera vez, y Nuvol te lleva solo: mientras no tengas ninguno asignado, ves la pantalla Crea tu espacio de trabajo en lugar de la app.

La configuración tiene seis pasos, que se muestran en una barra arriba del todo: Espacio de trabajo, Identidad fiscal, Facturación, Servicios, Invitaciones de equipo y Condiciones. En un espacio de trabajo Individual son cinco, porque no hay invitaciones. Puedes cerrar la ventana a medio camino: lo que ya has guardado se conserva y, cuando vuelves a entrar, sigues por el paso donde lo habías dejado.

Espacio de trabajo

1. En Tipo, elige cómo es el espacio de trabajo: Individual si trabajas por tu cuenta o Equipo si sois varios profesionales en el mismo centro.
2. En Nombre, escribe el nombre con el que quieres que se muestre el gabinete, por ejemplo el nombre comercial del centro.
3. En Tipo de actividad, marca todas las disciplinas que ejerces. Puedes elegir más de una.
4. Pulsa Continuar.

Este tipo decide qué ves después. En modo Equipo tienes la gestión del equipo, los registros de asistencia y el paso de invitaciones; en modo Individual esas secciones no aparecen. Si más adelante el gabinete crece, puedes cambiar de modo desde la configuración de la cuenta.

Identidad fiscal

Son los datos que salen en las facturas que emites.

1. Rellena Nombre o razón social y NIF tal como constan en Hacienda.
2. Escribe la Dirección, la Ciudad y el Código postal.
3. Elige la Provincia y comprueba que el País es el correcto.
4. Pulsa Continuar.

Si falta algún campo obligatorio, Nuvol no te deja avanzar y te indica cuál es con un mensaje en rojo bajo el campo.

Facturación

Aquí creas la primera serie de facturas, que es el contador que numera las facturas de una actividad.

1. En Nombre de la serie, escribe el nombre de la actividad, por ejemplo la disciplina principal del gabinete.
2. En Prefijo, escribe unas letras cortas que identifiquen la serie, como PED.
3. Pulsa Continuar.

La serie empieza por el número 1 y avanza sola a medida que creas facturas. Nuvol también crea una serie de Facturación rectificativa con el prefijo REC, que es la que usan las facturas que corrigen otra. Si prefieres un prefijo con el año, recuerda que el año que viene tendrás que crear una serie nueva.

Servicios

Cada sesión del calendario usa un servicio, que fija la duración y el precio. Hace falta al menos uno.

1. En Nombre, escribe cómo quieres que salga en el calendario y en las facturas.
2. En Precio unitario, escribe el precio por sesión, en euros.
3. En Duración, comprueba los minutos. De entrada, 60.
4. En IVA aplicado, elige Exento o IVA - 21%.
5. Para añadir otro, pulsa Añadir servicio.
6. Pulsa Continuar.

Aquí todos son individuales: los de grupo y los colores vienen después, en Los servicios.

Invitaciones de equipo

Este paso solo aparece en un espacio de trabajo Equipo, y puedes dejarlo vacío.

1. En Correo electrónico, escribe la dirección de la persona que quieres invitar.
2. En Rol, elige Miembro o Administrador.
3. Para invitar a alguien más, pulsa Añadir invitación. Caben cinco.
4. Pulsa Continuar.

Condiciones

Es el último paso, tanto en un espacio de trabajo Individual como en uno de Equipo. Nuvol trata los datos de las personas que atiendes por encargo tuyo, y antes de crear el espacio de trabajo tienes que aceptar el contrato que lo regula.

1. Marca la primera casilla: aceptas el contrato de encargado del tratamiento, que forma parte de las condiciones del servicio. Los dos nombres son enlaces que se abren en una pestaña nueva, así puedes leerlos sin perder el formulario.
2. Marca la segunda: como titular del espacio de trabajo, eres el responsable del tratamiento de estos datos y la evaluación de impacto te corresponde. El enlace material de apoyo lleva a Privacidad y datos, la sección de este manual que te ayuda a hacerla.
3. Pulsa Crear el espacio de trabajo.

Si dejas alguna sin marcar, Nuvol no crea el espacio de trabajo y te avisa, bajo la casilla, de que hay que marcarla.

Cuando terminas, entras en la app y recibes un correo que confirma que el espacio de trabajo está listo. Si has invitado a alguien, le llega la invitación en ese momento.

El espacio de trabajo ya tiene tus servicios y veinte diagnósticos habituales, en el idioma en que lo has configurado.

Por dónde seguir

El paso siguiente es ajustar el año de trabajo, la semana laboral y los festivos, para que el calendario solo ofrezca los días que abres. El capítulo Configuración de este manual explica cada campo de la cuenta y cómo cambiar los datos fiscales o el tipo de espacio de trabajo cuando haga falta.