La plantilla de la evaluación de impacto

Esta es la parte de la evaluación de impacto que escribes tú. Te pregunta lo que Nuvol no puede saber: a quién atiendes, para qué, con qué base y cómo trabajáis en el gabinete.

Descarga la plantilla para rellenarla. Es un documento de texto que se abre con cualquier procesador, y lleva como anexos el módulo 1 y el módulo 2, que describen la parte de Nuvol.

Debajo tienes el mismo texto, para leerlo antes de descargarlo. Las frases en cursiva son indicaciones: bórralas cuando hayas escrito tu respuesta.

1. Quién hace la evaluación

Dato	Tu gabinete
Responsable del tratamiento
NIF
Dirección
Persona de contacto
Delegado o delegada de protección de datos, si lo hay
Fecha de la evaluación
Próxima revisión

2. El tratamiento que hace el gabinete

Para qué tratáis los datos. Describid el servicio que prestáis: reeducación, logopedia, psicología, refuerzo escolar… y para qué necesitáis apuntar lo que apuntáis.

A quién atendéis. Edades, si son mayoritariamente menores, cuántas personas atendéis en un año, aproximadamente.

Qué datos apuntáis. Datos de contacto de la familia, diagnósticos, informes de otros profesionales, lo que escribís después de cada sesión… Si hay datos que no apuntáis nunca, decidlo también.

De dónde vienen. De la familia, de la escuela, de otros profesionales que atienden a la persona.

Quién accede en el gabinete. Cuántos profesionales, con qué rol en Nuvol, y si compartís el calendario.

A quién los comunicáis. Escuelas, equipos de orientación, pediatras, mutuas… y con qué permiso.

Cuánto tiempo los conserváis. El plazo que os marca vuestra profesión y qué hacéis cuando termina.

Con qué los tratáis. Con Nuvol, que los trata como encargado, tal como describen los anexos. Añadid cualquier otra herramienta: correo, mensajería, papel, hojas de cálculo.

3. Base jurídica

Base del artículo 6 del RGPD. Por ejemplo, la ejecución del contrato de servicios (artículo 6.1.b) o el consentimiento (artículo 6.1.a). Decid cuál es la vuestra.

Condición del artículo 9.2 del RGPD para los datos de salud. Las dos que suelen aplicarse son la prestación de asistencia sanitaria o social por parte de un profesional sujeto a secreto (artículo 9.2.h) y el consentimiento explícito (artículo 9.2.a). Decid cuál es la vuestra y por qué.

Si la base es el consentimiento. Quién lo da cuando la persona es menor de 14 años, cómo lo recogéis y cómo se puede retirar.

Cómo informáis a las personas y a las familias. Qué documento les dais, cuándo, y si dice que usáis Nuvol y, si dictáis, que las notas se pueden dictar.

4. Necesidad y proporcionalidad

¿Todos los datos que apuntáis son necesarios? Si hay alguno que pedís por costumbre y no usáis, es el momento de dejar de pedirlo.

¿Se podría hacer lo mismo con menos datos o con menos acceso? Por ejemplo, sin compartir el calendario, o con menos administradores.

Cómo atendéis los derechos de las personas. Qué hacéis cuando una familia pide ver, corregir o suprimir los datos, y en qué plazo.

5. Los riesgos del lado del gabinete

Valorad cada riesgo, decid qué hacéis y qué riesgo permanece. Añadid los que falten y quitad los que no os afecten.

Riesgo	Qué hacemos	Riesgo residual
Alguien entra en Nuvol con la cuenta de un profesional	Verificación en dos pasos en la cuenta con la que cada uno inicia sesión; ninguna cuenta compartida.
Un ordenador o un móvil se pierde o queda abierto	Bloqueo de pantalla, cifrado del dispositivo, cerrar la sesión en ordenadores compartidos.
Un profesional que se va conserva el acceso	Eliminarlo del equipo el mismo día.
Demasiada gente administra el espacio de trabajo	Solo administran las personas que facturan o configuran.
Datos que salen de Nuvol: documentos impresos, exportaciones, correos	Dónde se guardan, quién los ve, cuándo se destruyen.
Un informe o un correo se envía a quien no toca	Comprobar la dirección en la ficha antes de enviar.
Se dicta con alguien cerca	Dictar una vez terminada la sesión, sin la persona atendida ni nadie más.
El texto dictado se guarda sin repasar	Leerlo siempre antes de guardar.

6. Los riesgos del lado de Nuvol

Los riesgos que dependen de Nuvol, y lo que hace con ellos, están en los anexos:

• Anexo 1. El tratamiento que hace Nuvol (módulo 1).
• Anexo 2. El dictado (módulo 2). Si en el gabinete no se dicta, quitad el anexo y decidlo aquí.

Decid si los dais por buenos o si añadís algo. Si os falta información para valorarlos, pedidla a hola@nuvol.app.

7. A quién se ha consultado

Si tenéis delegado o delegada de protección de datos, su parecer. Si habéis pedido la opinión de las familias o de alguien que os asesora, también. Si no habéis consultado a nadie, decidlo.

8. Conclusión

Con las medidas de los apartados 5 y 6, ¿el riesgo que permanece para las personas que atendéis es aceptable? Si creéis que sigue siendo alto, antes de empezar el tratamiento hay que consultar a la Agencia Española de Protección de Datos (artículo 36 del RGPD).

Dato	Tu gabinete
Conclusión
Nombre y cargo de quien firma
Fecha
Firma