El tratamiento que hace Nuvol

Este es el módulo 1 del dosier que Nuvol te da para tu evaluación de impacto. Describe lo que hace Nuvol, como encargado del tratamiento, con todo lo que escribes en el espacio de trabajo, y valora los riesgos que dependen de nosotros. El dictado tiene un módulo propio, el módulo 2.

Todo lo que dice aquí concuerda con el contrato de encargado del tratamiento y con la lista de encargados, que son los textos que nos obligan. Si alguna vez encuentras una diferencia, valen aquellos.

Qué hace Nuvol con los datos

Nuvol trata los datos solo para prestarte el servicio:

• guardarlos, organizarlos y mostrarlos a los profesionales de tu espacio de trabajo;
• programar el año, registrar sesiones y escribir historiales;
• generar documentos, horarios y facturas;
• enviar los recordatorios y los correos que el espacio de trabajo tenga configurados.

No los usa para ninguna otra finalidad, no entrena ningún modelo con ellos y no los vende ni los cede. Nuvol no toma ninguna decisión automatizada sobre las personas que atiendes ni elabora perfiles: muestra lo que los profesionales han escrito.

De quién son los datos y cuáles son

Personas

• Las personas que atiendes, a menudo menores de edad.
• Sus familias, tutores o representantes.
• Las personas o entidades a quienes facturas.
• Los profesionales de tu espacio de trabajo.

Datos

• Identificativos y de contacto: nombre, fecha de nacimiento, escuela y nivel, documentos de identidad, correos y teléfonos.
• Categorías especiales del artículo 9 del RGPD: diagnósticos, dificultades de aprendizaje y otros datos de salud, y lo que conste en sesiones, observaciones, historiales y documentos.
• Económicos: datos de facturación, NIF, dirección y cuenta bancaria.
• Laborales: el registro de jornada de los profesionales.

Nuvol no sabe cuáles de estos datos son de salud y cuáles no, porque no lee lo que escribes. Por eso todo el servicio está construido al nivel que piden los datos del artículo 9, sea cual sea la actividad de tu espacio de trabajo.

El camino que siguen los datos

1. Del navegador a los servidores. Cada profesional trabaja desde su navegador. La conexión va cifrada y pasa por la red que protege la aplicación, que la abre en el centro de datos más cercano a quien se conecta, le aplica las protecciones y la reenvía, cifrada de nuevo, a la red de los servidores. Esta la abre en su punto más cercano y la lleva cifrada hasta los servidores. Ninguna de las dos guarda el contenido.
2. De los servidores a la base de datos. Las fichas, las programaciones, las sesiones, los historiales y las facturas se guardan en la base de datos, por una conexión también cifrada.
3. Los documentos. Los archivos que adjuntas a un historial y las imágenes se guardan en un almacén de documentos aparte.
4. Las copias de seguridad. Cada documento se copia a un segundo almacén, separado del primero. La base de datos se puede recuperar tal como estaba en cualquier momento de los últimos días.
5. Los correos. Los recordatorios de sesión y los demás correos de la aplicación salen por un servicio de envío, hacia las direcciones que tú has escrito.
6. Las facturas. Si el espacio de trabajo está dado de alta en Verifactu, cada factura que apruebas se envía a la Agencia Tributaria a través de un encargado que es colaborador social suyo, con los datos de quien la emite y de quien la recibe, los importes y las fechas.
7. El soporte. Si nos escribes a hola@nuvol.app, recibimos lo que pongas. Nadie de Nuvol ve nada más de tu espacio de trabajo.

Dónde está cada cosa

Qué	Dónde
Servidores de la aplicación	Fráncfort (Alemania)
Base de datos	Fráncfort (Alemania)
Almacén de documentos	Unión Europea
Copias de seguridad	Unión Europea
Envío de los correos de la aplicación	Fráncfort (Alemania)
Envío de facturas a Verifactu	Servidores en Europa
Red que protege la aplicación	El centro de datos más cercano a quien se conecta
Red de los servidores	Su punto más cercano a quien se conecta
Correo de soporte	Los centros de datos del proveedor del correo

El contenido de tu espacio de trabajo se guarda siempre dentro del Espacio Económico Europeo. Tres filas de la tabla pueden quedar fuera: las dos redes abren el tráfico en el punto más cercano a quien se conecta, que estará fuera si la persona también está fuera, y el correo de soporte vive en los centros de datos de su proveedor. Ninguna de las tres guarda los historiales.

El nombre de cada empresa, el servicio que presta y la fecha desde la que lo hace están en la lista de encargados. Es la única lista que se mantiene al día, y antes de añadir a nadie te avisamos con 30 días de antelación. A cada encargado le imponemos por contrato las mismas obligaciones que el contrato nos impone a nosotros.

Cuánto tiempo se guardan

• Mientras el espacio de trabajo existe, Nuvol guarda lo que has escrito. No borra nada por su cuenta: cuánto tiempo tienes que conservar un historial lo dicen las normas de tu profesión, y lo decides tú.
• Cuando borras algo, desaparece de la aplicación al instante. De las copias de seguridad se borra de forma automatizada, en un plazo máximo de 30 días.
• Cuando das de baja el espacio de trabajo, en los 30 días siguientes te devolvemos los datos o los suprimimos, como elijas. Después se suprimen también de las copias de seguridad, en un máximo de 30 días más, salvo que la ley nos obligue a conservar alguno.

Las medidas que aplicamos

• Conexiones cifradas. La aplicación funciona solo por HTTPS, y la base de datos se conecta con ella por TLS.
• Datos sensibles cifrados en la base de datos. Lo que se escribe sobre cada persona (sesiones, observaciones, historiales, actas, diagnósticos) se guarda cifrado, y también el nombre de cada servicio, lo que dicen las líneas de las facturas, la fecha de nacimiento, los documentos de identidad, los datos de contacto y las cuentas bancarias de las personas que atiendes, de sus familias y de quien paga. Las claves se custodian fuera de la base de datos: quien solo tuviera una copia vería quién viene y cuándo, pero no para qué. Quedan sin cifrar, porque la aplicación ordena y busca por ellos, los nombres de las personas y de quien paga, la escuela y el nivel y los títulos de las programaciones y de los eventos. Tampoco se cifran los datos de los profesionales ni los del gabinete (salvo su cuenta bancaria), ni las fechas, las horas y los importes que ligan cada cosa con su persona, ni el nombre de cada documento que subes; el documento en sí lo protege el cifrado del almacén donde se guarda.
• Cada espacio de trabajo, separado. Los datos de un espacio de trabajo no se pueden consultar desde ningún otro.
• Entrada con una cuenta que ya tienes. Cada profesional inicia sesión con una cuenta personal que ya tiene, y un servicio de identidad en la Unión Europea verifica el inicio de sesión. Nuvol no guarda ninguna contraseña.
• Roles. Dentro del espacio de trabajo, la facturación, la configuración y el equipo quedan reservados a quien lo administra, y quien administra invita y da de baja a los profesionales.
• Contenido dentro del Espacio Económico Europeo, como dice la tabla anterior.
• Copias de seguridad separadas, con el borrado automático en 30 días.
• Errores sin contenido. El seguimiento de errores de la aplicación no recoge lo que hay escrito en el espacio de trabajo.
• Sin acceso del personal de Nuvol. En el funcionamiento normal, nadie de Nuvol abre el contenido de tu espacio de trabajo. Solo entramos para resolver una incidencia que nos hayas pedido revisar, con tu autorización por escrito y dentro del alcance y el tiempo que indiques, o bien, sin autorización previa, para evitar una pérdida de datos o un incidente de seguridad, y en ese caso te lo comunicamos después.
• Aviso de violaciones de seguridad. Si sufrimos una que afecte a tu espacio de trabajo, te avisamos sin dilación indebida y, en todo caso, dentro de las 48 horas siguientes a saberlo.

En qué te ayudamos

• Derechos de las personas. Te ayudamos a atender las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad. Los datos puedes consultarlos, corregirlos y borrarlos tú desde la aplicación; para lo que no puedas hacer en ella, escríbenos. Si una solicitud nos llega a nosotros, te la hacemos llegar.
• Esta evaluación. Este dosier es la ayuda que prevé la cláusula 10 del contrato. Si te falta algún dato para completar la tuya, pídelo a hola@nuvol.app.

Los riesgos del lado de Nuvol

Estos son los riesgos para las personas que atiendes que dependen de Nuvol, lo que hacemos con ellos y el riesgo que permanece. Como todo el servicio trata datos de salud de menores, consideramos grave el daño de cualquiera de ellos, y las medidas buscan que sea poco probable.

Riesgo	Qué hace Nuvol	Riesgo residual
Alguien de fuera entra en el espacio de trabajo	Cada profesional inicia sesión con una cuenta personal que ya tiene, verificada por un servicio de identidad. Nuvol no guarda contraseñas que se puedan robar.	La seguridad de esas cuentas y de los dispositivos corresponde al gabinete: es uno de los riesgos de tu parte.
Un espacio de trabajo ve datos de otro	Cada consulta se limita al espacio de trabajo de quien la hace, y lo comprobamos con pruebas automáticas.	Bajo.
Un profesional ve más de lo que le toca	Los roles reservan la facturación, la configuración y el equipo a quien administra, y un miembro eliminado pierde el acceso al instante.	Todos los profesionales de un espacio de trabajo pueden abrir sus historiales. Tú decides a quién invitar.
El personal de Nuvol lee historiales	No hay acceso en el funcionamiento normal. Solo con tu autorización escrita, o en una emergencia que te comunicamos después.	Bajo.
Se pierden datos	Copia de cada documento en un almacén separado y recuperación de la base de datos en cualquier momento de los últimos días.	Bajo. Una recuperación puede perder los últimos minutos de trabajo.
Los datos se guardan más de lo necesario	Lo que borras desaparece al instante de la aplicación y, en 30 días como máximo, de las copias. En la baja, devolución o supresión en 30 días.	Nuvol no borra nada mientras el espacio de trabajo está activo. La aplicación de los plazos de conservación corresponde al gabinete.
Un encargado de Nuvol sufre una fuga	Pocos encargados, todos con contrato y con las mismas obligaciones que nosotros, y el contenido dentro del Espacio Económico Europeo. Aviso en 48 horas si te afecta.	Una fuga expondría lo que ese encargado guarda. No se puede reducir a cero.
Los datos salen del Espacio Económico Europeo	Servidores, base de datos, documentos y copias están en la Unión Europea.	El tráfico de alguien que se conecta desde fuera se abre fuera, sin guardarse. El correo de soporte depende de lo que escribas en él.
El contenido acaba en registros técnicos	El seguimiento de errores no recoge el contenido del espacio de trabajo.	Bajo.
Los datos se usan para otra cosa	El contrato lo prohíbe: ni entrenamiento de modelos, ni venta, ni cesión.	Bajo.
Un correo llega a quien no toca	Los recordatorios se envían solo a las direcciones que el gabinete ha escrito en cada ficha.	El gabinete debe cuidar que la dirección sea válida.